by - Zoom se ha convertido en un de las herramientas más utilizadas de estos días desde el comienzo del confinamiento a causa del coronavirus.
- La compañía, creada en el año 2000, ofrece un sistema de videoconferencias y reuniones virtuales.
Desde que el maldito virus “invitó”, de forma poco amable, a millones de personas de todo el mundo a permanecer en sus casas, las aplicaciones de videollamadas se han convertido en parte importante del día a día de miles de personas.
En lo personal permiten mantener un contacto un poco más cercano y cálido con familiares y amigos, y en lo laboral se han convertido en pieza fundamental para que muchos negocios puedan seguir adelante.
Hay aplicaciones para hacer videollamadas para todos los gustos, desde el clásico Skype, hasta opciones más profesionales como Microsoft Teams, pasando por las siempre socorridas llamadas de WhatsApp que ahora permiten hasta 8 personas, o el siempre eficiente Google Meet.
Cada una tiene sus ventajas e inconvenientes, aunque en general todas cumplen perfectamente, aunque si hay una aplicación gratis para hacer videollamadas que ha conseguido llevarse el gato al agua esa es sin lugar a dudas Zoom.
Pese a una pequeña crisis de seguridad que la compañía supo solventar con suma rapidez mediante una actualización, Zoom se ha convertido en la aplicación de videollamadas que más ha crecido en las últimas semanas.
Muchos son los que durante estos días se han enfrentado por primera vez a este tipo de herramientas de comunicación y por eso es importante conocer los posibles errores que se cometen a la hora de utilizar Zoom.
Te guste o no, la cámara siempre encendida (y a la altura de los ojos)
Uno de los fallos más comunes en las reuniones profesionales de Zoom es la de no encender la cámara, sobre todo cuando tú si puedes ver a la gran mayoría de participantes.
Salvo una circunstancia especial la cámara debería estar encendida para todas las llamadas de Zoom, ya que verte es parte crucial este sistema de comunicación. Recuerda que en la mayoría de ocasiones estás reemplazando a una reunión que hubiera sido presencial, por lo que debes que intentar mantener el sentido de continuidad y comunidad con los participantes, algo que solo es posible con la cámara encendida.
Por otra parte, intenta que la cámara no quede demasiado baja respecto a tu posición: tal y como puedes ver en la imagen de portada de este artículo, lo ideal es utilizar algún apoyo para que la cámara no ofrezca un ángulo de visión muy inclinado respecto a tu postura.
No uses Zoom para todo
Parece algo contradictorio, pero si lo piensas no lo es. Zoom es una gran herramienta de trabajo, tanto que incluso han pedido a Tesla utilizarla en sus coches, pero debe ser utilizada con moderación.
Utilízala solo para reuniones importantes, esas pequeñas reuniones rápidas que antes tenías en la oficina seguramente puedas solucionarlas con un mensaje de correo o charla en slack. Esto ayuda a que el flujo de trabajo sea mucho más ágil y efectivo para todos.
¡Ese micrófono!
Por normal general, sobre todo si estas en una reunión con muchas personas, solo aquel que tenga la palabra debería tener el micrófono abierto, manteniéndolo el silencio el resto de participantes y activándolo únicamente cuando nos llegue el turno de palabra.
El micrófono amplifica cualquier sonido a nuestro alrededor, incluido el golpe de las teclas, si todo el mundo permanece con el micrófono abierto la reunión puede convertirse en un caos.
En este aspecto ayuda mucho el uso de auriculares con micrófono integrado, te ayudarán a percibir mejor el sonido y minimizan los ruidos externos no deseados.
No acapares, pero tampoco te calles
La dinámica de una reunión por Zoom no es sencilla, el ritmo y la cadencia es distinta, no existen gestos físicos (o son más complicado de percibir) que nos puedan dar pistas de que otra persona quiere hablar, o apuntillar algo a nuestras palabras.
Intenta no acaparar la conversación y atender a las peticiones del resto de participantes, ofreciendo de forma regular la palabra —incluso mejor si lo haces de forma directa, por el nombre de la persona— o realizando pausas para dar opción de réplica.
De igual forma, para aquellos más tímidos, las videollamadas de Zoom, sobre todo sin son en grupos grandes, son ideales para pasar desapercibido. Si se recomienda no acaparar la palabra, tampoco debes llevártelo al extremo opuesto y ser un simple “mirón”. Intenta participar y dejar constancia de tu presencia.
Conoce todas las opciones que ofrece Zoom
Otro de los errores más frecuentes que se comenten es no conocer las posibilidades y funciones que ofrece Zoom, lo que podría llevarte a tener más de un disgusto.
Por ejemplo, ¿sabías que el anfitrión de la reunión puede recibir una copia de todos los mensajes escritos en el chat público escrito de la sesión, o que existe una función que avisa al anfitrión de que has activado otra ventana y no estas mirando su pantalla compartida? Así que ya sabes, cuidado con lo que escribes en el chat y mucho ojo con dejar de mirar la presentación del jefe.
Adecúate al tipo de reunión
Otro error muy común en Zoom es pensar que no se trata de reuniones “de verdad”, o simplemente que por ser desde casa son más informales. Debes respetar todos los códigos de conducta de las reuniones presenciales, atender a la persona que está hablando mirando de forma constante hacia la pantalla.
Incluso deberías respetar las normas de vestimenta, posiblemente no sea necesario que te pongas la corbata, pero si unos pantalones, aunque solo sea visible tu parte superior nunca se sabe lo que puede pasar. Si no te lo crees, solo tienes que darte un paseo por las redes, están llenas de memes de gente que ha sido pillada en videollamadas de trabajo.
Fondos sí, pero con cuidado
Al hilo de lo anterior tampoco tienes que dejar que se te vaya mucho la mano con los fondos personalizables. Es una función de Zoom muy útil y divertida, pero en ciertos entornos como el laboral tal vez no transmita mucha seriedad aparentar que estas en una playa paradisíaca, como broma para los amigos es fantástica, pero para tu jefe o cliente tal vez no lo sea.
El mejor consejo es que evalúes a tu audiencia y actúes en consecuencia. Si no te ha dado tiempo a hacer la cama y tienes una reunión importante selecciona un fondo neutro, algo poco llamativo y forma, como los fondos virtuales gratis para Zoom y Teams de IKEA.
Comparte solo la pantalla, nada más
La pantalla compartida es una de las herramientas fundamentales de Zoom, aunque también una de las más peligrosas. Si tienes pensado compartir tu pantalla deberías previamente preparar el terreno.
Desactiva todas las notificaciones, muy importante si utilizadas aplicaciones como WhatsApp Web o Slack, nunca se sabe lo que te pueden enviar. También comprueba los archivos y carpetas que tengas en tu escritorio, así como los programas y pestañas en el navegador que tengas abiertas -puede que a tu jefe no le haga gracias que estés leyendo prensa deportiva en horas de trabajo, o que estás en búsqueda activa de un nuevo trabajo-.
Por último, y es algo en lo que nadie se fija, comprueba los accesos directos del navegador, esos que suelen estar bajo la barra de la URL, son muy útiles, pero podrían jugarte una mala pasada si alguien se fija y ve que guardas en favoritos alguna página poco recomendable o no relacionada con el trabajo.
Y hasta aquí nuestra lista de errores de Zoom más habituales que debes evitar cometer. Como has visto se trata de comportamientos y cosas que debes tener en cuenta, que puedes aplicar con cualquier otra aplicación para videollamadas.
