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Camerfirma presenta su solución de custodia documental SafeLTA, imprescindible para aquellas compañías que necesitan asegurarse de que la forma en que guardan sus documentos cumple con la normativa que establece los requisitos para la custodia. Gracias a SafeLTA, las empresas usuarias reducirán su riesgo jurídico, ya que podrán preservar el valor probatorio de los documentos y sus firmas, ya que la responsabilidad recae sobre Camerfirma como Prestador de Servicios de Confianza Cualificado.
La custodia documental es un conjunto de herramientas, procesos, estándares y estrategias destinados a prolongar la existencia de un objeto digital manteniéndolo en condiciones adecuadas para su uso, protegiendo al mismo tiempo la identidad e integridad del objeto, es decir, su autenticidad. Es uno de los servicios de confianza que se va a regular en la nueva normativa eIDAS 2.
Gracias a los servicios de confianza de Camerfirma, SafeLTA garantiza:
– La integridad, disponibilidad, legibilidad y autenticidad de los documentos y la información en el tiempo.
– La migración de documentos en formatos estándar y abiertos para garantizar la legibilidad en el tiempo.
Los usuarios autorizados pueden acceder a documentos, descargar copias con metadatos asociados y buscar dentro de su propio espacio de almacenamiento. Al finalizar el período de almacenamiento establecido en el acuerdo, el cliente decide si eliminar los datos, mantenerlos o transferirlos a otro archivo.
El proceso de conservación de Camerfirma se realiza mediante la creación de “paquetes de información” de acuerdo con el estándar Open Archival Information System (OAIS) y los requisitos de la legislación nacional. Estos paquetes contienen el documento y toda la información (metadatos) sobre el mismo, enriqueciéndolo y poniéndolo a disposición del cliente a lo largo del tiempo.
Ventajas de SafeLTA
– Fiabilidad: la autenticidad, integridad y legibilidad de los documentos digitales están garantizadas durante mucho tiempo.
– Disponibilidad y rápida recuperación: se puede acceder a los documentos y a la información que contienen cuando se necesite, de una forma rápida.
– Fácil de utilizar: SafeLTA tiene una interfaz web muy fácil de usar que le permite realizar todas las tareas necesarias para interactuar con el sistema (almacenamiento, búsqueda, difusión, etc.).
– Integración con aplicaciones de terceros: los conectores están listos para integrar correctamente el sistema de conservación con aplicaciones de terceros (por ejemplo, LegalCare para formatos y sistemas médicos estándar). Además, los servicios web estándar están disponibles como una interfaz para la integración con aplicaciones externas.
– Reducción de costes: disminución de costes directos e indirectos relacionados con las actividades del archivo documental.
– Válido para cualquier país europeo: ya que dispone de una arquitectura escalable según los requisitos reglamentarios de cada país y es posible añadir funciones adicionales a la conservación de documentos (por ejemplo, conservación de certificados de firma).
Alfonso Carcasona, CEO de Camerfirma, explica “Con SafeLTA está garantizada la validez jurídica de los documentos archivados y custodiados. Sectores como la banca, seguros y utilities han de guardar la documentación por un largo periodo de tiempo, durante el cual pueden necesitarla, para aportarla a otra empresa o, incluso, en un proceso judicial”. “Por ello, es vital contar con una solución que garantice que el proceso de custodia es impecable, como la que realiza Camerfirma como prestador de servicios de confianza cualificado”, añade.
Más información en: https://www.camerfirma.com/servicios-y-soluciones/custodia-documental-safe-lta/
